ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

BAB I

ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Istilah Administrasi Kepegawaian atau personnel administration di Amerika serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personnel management), baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.

Administrasi Kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari tenaga kerja itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum (Felix A. Nigro,1963:36).

Sehubungan dengan perumusan tersebut, maka fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi :

1.      Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.

2.      Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.

3.      Penarikan tenaga kerja yang baik

4.      Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.

5.      Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.

6.      Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.

7.      Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.

8.      Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia

9.      Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai

Sementara itu Glenn O Stahl, merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang berhubungan dengan sumber-sumber manusia dari organisasi (1962:15). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian menurut Stahl meliputi :

1.      Penentuan yurisdiksi

2.      Pengusahaan tenaga kerja

3.      Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar dari calon-calon yang lulus dalam ujian

4.      Pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan dari daftar calon-calon yang lulus ujian, pengurusan masa percobaan dan prosedur-prosedur penempatan kembali dalam jabatan-jabatan lama

5.      Pembuatan standar-standar untuk penggolongan tugas-tugas jabatan

6.      Pengurusan daftar-daftar pembayaran

7.      Penentuan kebijaksanaan yang luas dan prosedur yang distandarisasi tentang hal-hal seperti masa percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan disiplin, pemberhentian dan keluhan-keluhan

8.      Pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang terbaik dalam pengawasan, program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi kerja, lingkungan kerja, rekreasi, dan latihan jabatan.

9.      Penyelenggaraan riset kepegawaian

10.  Penyelenggaraan latihan jabatan

11.  Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai

12.  Pemeliharaan rencana yang membangun mengenai hubungan masyarakat

13.  Pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan atasan

Menurut Prof. Dr. R Arifin Abdulrachman, Administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai pegawai-pegawai negara (1960:5). Selanjutnya kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi :

1.      Analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan evaluasi jabatan

2.      Recruitment, ujian-ujian dan penempatan

3.      Training

4.      Promosi dan transfer

5.      Penggajian

6.      Employee counselling

7.      Personnel relations

8.      Disiplin dan moral

9.      Catatan kepegawaian

Paul Pigors dan Charles A. Myers serta Thomas G Spates berpendapat bahwa administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka masing-masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya, jadi memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya. Disamping itu untuk perusahaan, di mana mereka merupakan bagian yang menentukan keuntungan yang bersifat kompetitif dan hasil yang optimum (1961:12)

Kalau kita perhatikan rumusan di atas, nampak bahwa perumusan tersebut ditekankan pada dua hal, yakni:

1.      Administrasi kepegawaian didasarkan atas suatu tata cara, dari mana diperoleh sudut pandangan dan teknik-teknik mengawasi orang-orang yang sedang bekerja.

2.      Administrasi kepegawaian yang baik membantu individu untuk bekerja dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk mendapatkan kepuasan individu yang maksimum dari pekerjaannya, tetapi juga kepuasan sebagai bagian dari suatu kelompok pekerjaan.

Dalam perumusan ini anggapan bahwa jika orang-orang diperlakukan sebagai individu yang mempunyai tanggung jawab dan juga sebagai anggota kelompok yang bekerja sama, maka mereka akan memberikan kontra prestasi dengan jalan melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya untuk organisasi, di mana mereka merupakan bagian yang penting. Hal ini menunjukkan bahwa demokrasi adalah lebih kuat dan lebih efektif dari pada paham otoriter dan bahwa baik dalam organisasi perusahaan maupun pemerintahan pegawai-pegawai akan lebih berbahagia dan akan bekerja lebih efektif dari pada jika mereka selalu disodori dengan aturan-aturan (ditekankan pada pekerjaan, tidak bebas bekerja).

Menurut Lawrence A. Appley, manajemen dan administrasi kepegawaian adalah satu dan tidak dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi kepegawaian mula-mula menjadi bagian dari manajemen ilmiah, terutama dalam hubungannya dengan employment, ujian, penempatan, penentuan upah dan penilaian hasil kerja. Manajemen yang baik berarti memperoleh hasil yang efektif melalui orang-orang. Manajer yang berhasil mendapatkan orang-orang untuk diajak bekerja sama, bukan karena ia mempunyai kekuasaan terhadap mereka dan dapat memerintahkan untuk melaksanakan pekerjaan yang dikehendakinya, akan tetapi karena ia merupakan seorang pemimpin yang dicintai oleh orang-orang bawahannya, sehingga orang-orang ini suka bekerja dengan giat dan sebaik-baiknya. Mendapatkan kerja sama yang ikhlas dari bawahan merupakan persoalan manajemen.

Manajemen memberikan instruksi-instruksi yang jelas dan latihan-latihan yang efektif, sehingga orang-orang tersebut mengetahui dan cakap serta terampil mengerjakan apa yang diharapkan. Manajemen mengawasi hasil-hasil pekerjaan dari orang-orang bawahan secara terus menerus dan memberitahukan bagaimana sebaiknya mereka harus bekerja. Manajemen harus terus menerus berusha mencapai hasil pekerjaan yang lebih baik, dengan jalan mendorong, mengajak, memberi semangat dan motivasi. Dari uraian ini jelaslah bahwa manajemen kepegawaian sesungguhnya sama dengan administrasi kepegawaian (1961:6)

Dalam kamus administrasi , administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu (1968:195). Aktivitas administrasi kepegawaian terutama berkisar pada penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa dan pemberhentian.

Fungsi-fungsi administrasi kepegawaian secara terperinci dikemukakan oleh William E Mosher dan J Donald Kingsley. Menurut keduanya fungsi administrasi kepegawaian yang luas dan up-to-date adalah

1.      Klasifikasi- yurisdiksi

2.      Klasifikasi – kewajiban

3.      Penarikan tenaga kerja

4.      Seleksi dan sertifikasi

5.      Percobaan

6.      Penilaian kecakapan pegawai

7.      Pemindahan

8.      Kenaikan pangkat

9.      Penempatan kembali dalam jabatan lama

10.  Latihan dan pendidikan

11.  Kehadiran , absensi

12.  Pengeluaran pegawai

13.  Disipilin

14.  Pengajuan keberatan

15.  Kompensasi, imbalan jasa

16.  Pemeriksaan daftar pembayaran/gaji

17.  Pensiun

18.  Keluhan dan saran

19.  Kesehatan, rekreasi dan kesejahteraan

20.  Lingkungan kerja

21.  Kerjasama pegawai

22.  Kerjasama pegawai- atasan

23.  Peraturan dan ketentuan

24.  Penyelidikan atas pelaksanaan undang-undang

25.  Riset

26.  Hubungan masyarakat.

BAB II

DOKUMEN TATA NASKAH

Tata naskah kepegawaian adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat / keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan / ditetapkan oleh pejabat yang berwenang yang disusun secara teratur, tertib, dan terus menerus dalam media yang ditetapkan sesuai dengan keperluan.

•        Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier orang perseorangan, pegawai di Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah

•        Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan karier PNS yang disusun berdasarkan Arsip Dokumentasi Kepegawaian dari instansi yang bersangkutan.

•        Pengelolaan arsip kepegawaian Dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata naskah/arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.

Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:

ü  Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai dengan purna tugas

ü  Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai

ü  Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

Jenis arsip kepegawaian

1.      Formasi Pegawai

2.      Penerimaan Pegawai.

3.      Pengangkatan Pegawai.

4.      Pembinaan Karir Pegawai

5.      Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai.

6.      Mutasi Pegawai.

7.      Administrasi Pegawai.

8.      Kesejahteraan Pegawai.

9.      Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.

10.  Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun.

11.  Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.

12.  Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.

13.  Data Kepegawaian.

14.  Dokumentasi Kepegawaian.

15.  Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.

BAB III

FORMASI, PANGKAT DAN JABATAN PEGAWAI

A.     FORMASI PEGAWAI

Formasi Pegawai Negeri Sipil adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Formasi ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan.
Tujuan penetapan formasi adalah agar satuan-satuan organisasi Negara mempunyai jumlah dan mutu pegawai yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab masing-masing satuan organisasi. Formasi ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan dalam jangka waktu tertentu dengan mempertimbangkan macam-macam pekerjaan, rutinitas pekerjaan, keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan hal-hal lain yang mempengaruhi jumlah dan sumber daya manusia yang diperlukan.

1.      Analisis Kebutuhan Pegawai

Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan:

a)     Jenis pekerjaan,

b)     Sifat pekerjaan, 

c)      Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang PNS dalam jangka waktu tertentu,

d)     Prinsip pelaksanaan pekerjaan, dan 

e)     Peralatan yang tersedia.

2.      Penetapan Formasi

Formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara, setelah memperhatikan pendapat Menteri Keuangan dan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara Formasi Pegawai Negeri Sipil terdiri dari:

Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat

Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah.

Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara setelah mendapat pertimbangan dari Kepala Badan Kepegawaian Negara atas usul Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat.
Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Kepala Daerah masing-masing setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara berdasarkan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara. Persetujuan formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah berdasarkan usul dari Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah yang dikoordinasikan oleh Gubernur. Formasi yang telah ditetapkan berlaku dalam tahun anggaran yang bersangkutan, sehingga lowongan formasi yang tidak diisi pada tahun anggaran yang bersangkutan, tidak dapat digunakan untuk tahun anggaran berikutnya. Dalam menetapkan formasi untuk setiap tahun anggaran harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

·         Jumlah Pegawai Negeri Sipil (bezetting) yang ada,

·         Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang naik pangkat,

·         Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang berhenti, pensiun, atau meninggal dunia, dan

·         Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil menurut jabatan dan pendidikan/jurusannya.

3.     PANGKAT PEGAWAI

Pangkat adalah kedudukan yang Menunjukkan tingkatan seseorang Pegawai Negeri Sipil (PNS)berdasarkan jabatannya dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian. Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta sebagai dorongan kepada Pegawai Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan prestasi kerja dan pengabdiannya. Agar kenaikan pangkat dapat dirasakan sebagai penghargaan, maka kenaikan pangkat harus diberikan tepat pada waktunya dan tepat kepada orangnya. Susunan Pangkat dan Golongan Ruang Pegawai Negeri Sipil Susunan pangkat serta golongan ruang Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut:

Golongan Ia = Pangkat Juru Muda

Golongan Ib = Pangkat Juru Muda Tingkat 1

Golongan Ic = Pangkat Juru

Golongan Id = Pangkat Juru Tingkat 1

Golongan IIa = Pangkat Pengatur Muda

Golongan IIb = Pangkat Pengatur Muda Tingat 1

Golongan IIc = Pangkat Pengatur

Golongan IId = Pangkat Pengatur Tingkat 1

Golongan IIIa = Pangkat Penata Muda

Golongan IIIb = Pangkat Penata Muda Tingkat 1

Golongan IIIc = Pangkat Penata

Golongan IIId = Pangkat Penata Tingkat 1

Golongan IVa = Pangkat Pembina

Golongan IVb = Pangkat Pembina Tingkat 1

Golongan IVc = Pangkat Pembina Utama Muda

Golongan IVd = Pangkat Pembina Utama Madya

Golongan IVe = Pangkat Pembina Utama

Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai Negri Sipil / PNS baik di pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan Nomor Induk Pegawai atau NIP, golongan dan pangkat sesuai dengan tingkat pendidikan yang diakui sebagai berikut di bawah ini.

Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a

Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/b

Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a

Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b

Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c

Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a

Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b

Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c
Sumber : bkn.go.id

Pada tahun 2013 ada perubahan Jabatan Fungsional guru yang hanya 4 tingkatan, yaitu :

1)     Golongan III/a – III/b dengan sebutan Guru Pertama

2)     Golongan III/c – III/d dengan sebutan Guru Muda

3)     Golongan IV/a – IV/c dengan sebutan Guru Madya

4)     Golongan IV/d – IV/e dengan sebutan Guru Utama

BAB IV

DAFTAR PENILAIAN PRESTASI PEGAWAI (DP3)

A.     PENGERTIAN

DP3 adalah penilaian yang diberikan atasan bertujuan untuk memperoleh bahan-bahan pertimbangan yang obyektif dalam pembinaan PNS, dan dilaksanakan dalam kurun waktu sekali setahun oleh pejabat penilai, yang dituangkan dalam daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3). Tujuan dari membuat DP-3 adalah untuk mengetahui keberhasilan atau ketidakberhasilan seorang PNS, dan untuk mengetahui kekurangan serta kelebihan yang dimiliki oleh PNS yang bersangkutan dalam melaksanakan tugasnya.

DP-3 juga bertujuan untuk memperoleh bahan-bahan pertimbangan yang obyektif dalam pembinaan PNS berdasarkan sistem karier dan sistem prestasi kerja.

B.     DASAR HUKUM

ü  Undang-undang Nomor Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor Nomor 43 Tahun 1999;

ü  Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 1980. Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil;

ü  Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;

ü  Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 11 Tahun 2001 tanggal 11 April 2001 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000;

ü  Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2002 tanggal 17 Juni 2002 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002;

ü  Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 13 Tahun 2003 tanggal 21 April 2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003;

ü  Surat Edaran Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 03/SE/1976 tanggal 1 Maret 1976 tentang Pegawai Negeri Sipil yang menjadi Pejabat Negara.

C.      UNSUR YANG DINILAI

1)     KESETIAAN

Yang dimaksud kesetiaan adalah kesetiaan, ketaatan dan pengabdian kepada Pancasila, UUD 1945, Negara dan Pemerintah. Pegawai Negeri Sipil sebagai unsur aparatur negara, abdi negara dan abdi masyarakat wajib setia, taat dan mengabdikan sepenuhnya kepada Pancasila dan UUD 1945 negara dan Pemerintah

2)     PRESTASI KERJA

Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai oleh seorang PNS dalam melaksanakan tugas yang dibebankan, juga pada umumnya prestasi kerja seorang PNS antara lain dipengaruhi oleh kecakapan, ketrampilan, pengalaman dan kesanggupan PNS yang bersangkutan.

3)     TANGGUNG JAWAB

Tanggung jawab adalah kesanggupan seorang PNS menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan kepadanya dengan sebaik-baiknya dan tepat waktunya serta berani memikul resiko yang diambilnya atau tindakan yang dilakukannya

4)     KETAATAN

Ketaatan adalah kesanggupan seorang PNS, untuk mentaati segala peraturan perundang-undangan dan peraturan kedinasan yang berlaku, mentaati perintah kedinasan yang diberikan oleh atasan yang berwenang serta kesanggupan untuk tidak melanggar larangan yang berlaku.

5)     KEJUJURAN

Pada umumnya yang dimaksud dengan kejujuran adalah ketulusan hati seorang PNS untuk melaksanakan tugas dan kemampuan untuk tidak menyalahgunakan wewenang yang diberikan kepadanya

6)     KERJASAMA

Kerjasama, adalah kemampuan seorang PNS untuk bekerja bersama-sama dengan orang lain dalam menyelesaikan sesuatu tugas yang ditentukan, sehingga mencapai dayaguna dan hasil guna yang sebesar-besarnya

7)     PRAKARSA

Prakarsa adalah kemampuan seorang PNS untuk mengambil keputusan, langkah-langkah atau melaksanakan sesuatu tindakan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas pokok tanpa menunggu perintah dari atasan

8)     KEPEMIMPINAN

Kepemimpinan adalah kemampuan seorang PNS untuk meyakinkan orang lain, sehingga dapat dikerahkan secara maksimal untuk melaksanakan tugas pokok. Penilaian kepemimpinan hanya dikenakan bagi PNS yang berpangkat Pengatur Muda golongan ruang II/a ke atas yang memangku suatu jabatan.

D.     PEJABAT PENILAI

Pejabat penilai adalah atasan langsung dari PNS yang dinilai, dengan ketentuan sebagai berikut:

1)     Serendah-rendahnya  Kepala  Urusan  atau  pejabat  lain  yangsetingkat  dengan itu,  kecuali ditentukan lain  oleh  Menteri,  Jaksa  Agung,  Pimpinan Kesekretariatan,  Lembaga  Tertinggi/Tinggi Negara, Pimpinan  Lembaga Pemerintah  Non  Departemen,  dan  Gubernur  dalam  lingkungan masing-masing.

2)     Pejabat penilai dapat memberikan penilaian apabila ia telah membawahi PNS yang bersangkutan sekurang-kurangnya 6 bulan, kecuali  untuk  suatu  mutasi kepegawaian  maka  pejabat  penilai  dapat melakukan  penilaian  pelaksanaan pekerjaan dengan menggunakan bahan-bahan yang ditinggalkan leh pejabat yang lama.

3)     Pejabat peniaia berkewajiban melakukan penilaian terhadap PNS yang secara langsung berada dibawahnya.

4)     Penilaian  dilakukan  pada  bulan  Desember  tiap-tiap  tahun,  jangka  waktu penilaian  mulai  bulan Januari  sampai  dengan  Desember  dalam  tahun  yang bersangkutan.

E.      TATA CARA PENILAIAN

Penilai P3 dilakukan dengan mengisi format penilaian yang sudah ada lampirannya yakni lampiran peraturan pemerintah nomor 10 tahun 1979. Nilai dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut:

Amat baik  :  91 – 100

 Baik           :  76 – 90

 Cukup        :  61 – 75

 Sedang       :  51 – 60

 Kurang       :  51 ke bawah

Setelah melakukan penilaian kemudian selanjutnya hasil penilaian tersebut dituangkan dalam DP3, DP-3 yang dibuat dan telah ditandatangani oleh pejabat penilai diberikan secara langsung kepada PNS yang dinilai oleh pejabat penilai. Apabila tempat bekerja antara pejabat penilai dengan PNS yang dinilai berjauhan, maka DP-3 dikirimkan kepada  PNS  yang  dinilai.

PNS  yang  dinilai  wajib  mencantumkan  tanggal penerimaan  DP-3  yang  dikirimkan  kepadanya  pada ruangan  yang disediakan. Apabila  PNS  yang  dinilai  menyetujui  penilaian  terhadap  dirinya,  ia menendatangani  DP-3  tersebut  pada  tempat  yang  disediakan,  kemudian mengembalikan  DP-3 tersebut kepada  pejabat  penilai  selambat-lambatnya  14 (empat  belas)  hari  terhitung  mulai  ia  menerima  DP-3 itu.  DP-3  yang  telah ditandatangani  oleh  PNS  yang  dinilai  diteruskan  oleh  pejabat  penilai  kepada atasan pejabat  penilai  dalam  waktu  sesingkat  mungkin  untuk  mendapatkan pengesahan.

F.      PENYAMPAIAN DP 3

DP-3 yang dibuat dan telah ditandatangani oleh pejabat penilai diberikan secara langsung kepada PNS yang dinilai oleh pejabat penilai. Apabila tempat bekerja antara pejabat penilai dengan PNS yang dinilai berjauhan, maka DP-3 dikirimkan kepada PNS yang dinilai. PNS yang dinilai wajib mencantumkan tanggal penerimaan DP-3 yang dikirimkan kepadanya pada ruangan yangdisediakan. Apabila PNS yang dinilai menyetujui penilaian terhadap dirinya, ia menendatangani DP-3 tersebut pada tempat yang disediakan, kemudian mengembalikan DP-3 tersebut kepada pejabat penilai selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari terhitung mulai ia menerima DP-3 itu. DP-3 yang telah ditandatangani oleh PNS yang dinilai diteruskan oleh pejabat penilai kepada atasan pejabat penilai dalam waktu sesingkat mungkin untuk mendapatkan pengesahan.

G.     PENYIMPANAN DP 3

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan disimpan dan dipelihara dengan baik oleh pejabat yang diserahi menangani urusan kepegawaian selama kurun waktu 5(lima) tahun, umpamanya Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan yang dibuat pada akhir tahun :

1)     1981 disimpan sampai dengan akhir tahun 1986

2)     1982 disimpan sampai dengan akhir tahun 1987

3)     Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan yang telah lebih dari 5 tahun tidak dugunakan lagi

4)     Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan bagi PNS ;

5)     Yang berpangkat Pembina golongan ruang IV/a keatas dibuat dalam 2 (dua) rangkap yaitu ;

a)     1 rangkap untuk arsip instansi yang bersangkutan

b)     1 rangkap dikirim kepada Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara

6)     Yang berpangkat Penata Tingkat I golongan ruang III/d kebawah dibuat 1 rangkap.

7)     Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan dapat dibuat melebihi jumlah rangkap sebagai tersebut diatas sesuai dengan ketentuan dari menteri, jaksa Agung, pimpinan Kesekretariatan Lembaga tertinggi Negara, Pimpinan Lembaga Pemerintah Non departemen, dan Gubernur kepala Daerah Tingkat I yang bersangkutan.

BAB V

PENUTUP

Demikianlah makalah Kepegawaian ini kami buat dengan maksud agar dapat berguna sebagai referensi pembelajaran seluruh siswa dan siswi SMK Negeri 2 Pacitan pada umumnya dan sebagai referensi jurusan Administrasi Perkantoran pada Khususnya.

Kesimpulan yang dapat kita serap dari artikel yang telah dibaca adalah bahwa Administrasi perkantoran merupakan sesuatu yang berperan penting dalam kelancaran sebuah manajemen kantor, begitupun dengan tata naskah dokumen. Formasi pangkat dan jabatan sangat vital bagi para pekerja dalam hal ini khususnya bagi Pegawai Negeri Sipil, hal ini adalah pengetahuan mendasar bagi pegawai negeri sebagai acuan kesejahteraan selama menjadi Pegawai Negeri Sipil.

DAFTAR PUSTAKA

Tedi Sudrajat, 2008,”Mater Kuliah Hukum Kepegawaian” hal 25

Sondang P. Siagian, 1996, Filsafat Administrasi, PT. Gunung Agung, Jakarta, hal 10.

Satoto Sukamto, 2004, Pengaturan Eksistensi dan Fungsi Badan Kepegawaian Negara, HK Offset, Yogyakarta, hal 10.

Frederick W. Taylor dalam H. Inu Kencana Syafiie, Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia (SANRI), Jakarta, Bumi Aksara, 2004, hal.  117-118.

Tedi Sudrajat, 2008, Materi Kuliah Hukum Kepegawaian, hal 28.

Satoto Sukamto, 2004, Pengaturan Eksistensi dan Fungsi Badan Kepegawaian Negara, HK Offset, Yogyakarta, hal 13.

Sondang P. Siagian, 1996, Filsafat Administrasi, PT. Gunung Agung, Jakarta, hal 10.

Hanung Prasetya Utomo, Karya Ilmiah, Proyeksi Pegawai Perpustakaan di Era Modern

Pasal 1 angka 8 Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian

Pasal 13 ayat 1 Undang-undang Nomor 43 Tahu 1999 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian